De Kleine Wereld hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In ons privacyreglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Mocht u hier nog vragen over hebben, neem gerust contact op met ons, wij staan u graag te woord.
Privacy reglement De Kleine Wereld
In ons privacyreglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. De Kleine Wereld houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Voor het verwerken van foto’s en filmpjes van kinderen wordt vooraf schriftelijk toestemming gevraagd aan de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s).
Als De Kleine Wereld zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacyreglement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via info@dekleinewereld.nl
Begripsbepalingen
Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of
identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerken van persoonsgegevens : Elke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder
geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren,
bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen,
gebruiken, verstrekken door middel van doorzending,
verspreiding of enige andere vorm van
terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in
verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen
of vernietigen van gegevens.
Bijzondere persoonsgegevens : Een persoonsgegeven dat iets zegt over iemand zijn
godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke
gezindheid of zijn gezondheid.
Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking
heeft al dan niet vertegenwoordigd door diens
wettelijk vertegenwoordiger. In dit reglement gaat
het om de ouders en kinderen.
Wettelijk vertegenwoordiger: Indien de betrokkene de leeftijd van zestien jaren nog
niet heeft bereikt, wordt de betrokkene
vertegenwoordigd door zijn wettelijk
vertegenwoordiger. Meestal zal dit een ouder zijn
maar het kan hier ook gaan om een voogd.
Verantwoordelijke: De verantwoordelijke stelt vast welke
persoonsgegevens er verwerkt worden én wat het
doel is van die verwerking.
Verwerker: Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke
persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn
rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; Het bedrijf,
instelling of leverancier die in opdracht van De Kleine
Wereld de persoonsgegevens verwerkt.
Derde: Ieder, niet zijnde de Betrokkene, de
Verantwoordelijke, de Verwerker, of enig persoon die
onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of
de Verwerker
gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
Kinderopvang: Opvang voor kinderen van 0-4 en 4-13 jaar.
Reikwijdte en doelstelling
1. Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van
klanten (ouders en kinderen) van De Kleine Wereld.
2. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van de betrokkene
die door De Kleine Wereld worden verwerkt. Dit reglement heeft tot doel:
a) de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen
verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
b) vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk
doel dit gebeurt;
c) de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;
d) de rechten van betrokkene te waarborgen.
Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt De Kleine Wereld zich aan de relevante wetgeving
waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG). De verwerking van
persoonsgegevens vindt plaats voor:
a) het verzorgen van opvang en bijbehorende administratie en facturatie
b) de Belastingdienst i.v.m. koppeling opvanguren aan de kinderopvang toeslag
c) het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
d) de uitvoering of toepassing van een andere wet.
Doelbinding
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de
omschreven doelen van de verwerking. De Kleine Wereld verwerkt niet meer gegevens dan
noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.
Soorten gegevens
De door De Kleine Wereld gebruikte categorieën van persoonsgegevens worden in bijlage 1
opgesomd.
Grondslag verwerking
Verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen op grond van:
a) Toestemming: in het geval de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige
toestemming heeft verleend.
b) Overeenkomst: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering
van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van
precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die
noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst.
c) Wettelijke verplichting: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is om een
wettelijke verplichting na te komen waaraan De Kleine Wereld onderworpen is.
d) Vitaal belang.
e) Publiekrechtelijke taak: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de
goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende
bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt.
f) Gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijnen
De Kleine Wereld bewaart de gegevens niet langer dan dat zij noodzakelijk zijn voor het vervullen van
het doel waarvoor zij zijn verkregen, tenzij er een andere wettelijke verplichting is die het langer
bewaren van de gegevens verplicht stelt. Zie bijlage 2 voor een overzicht van de bewaartermijnen.
Toegang
De Kleine Wereld verleent slechts toegang tot de in de administratie en systemen van De Kleine
Wereld- opgenomen persoonsgegevens aan:
a) medewerkers die vanuit hun functie bij De Kleine Wereld gerechtigd zijn;
b) de Verwerker die gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
c) derden die op grond van de wet toegang moet worden verleend, waarbij alleen toegang
wordt verleend aan de gegevens waartoe volgens
de wet toegang toe moet worden gegeven.
Beveiliging en geheimhouding
a) De Kleine Wereld neemt passende technische en organisatorische
beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden
beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er
mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te
voorkomen.
b) De Kleine Wereld zorgt ervoor dat medewerkers niet meer inzage of toegang hebben tot
de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de goede uitoefening
van hun werk.
c) Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek
en de kosten van de tenuitvoerlegging. Daarbij houdt De Kleine Wereld rekening met de
concrete risico’s die van toepassing kunnen zijn op de verwerkte persoonsgegevens.
d) Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement, en daarbij de beschikking
krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden
(zoals bijvoorbeeld zorggegevens), en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie
of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding
van die persoonsgegevens daarvan.
Verstrekken van gegevens aan derden
Wanneer daartoe een wettelijke plicht bestaat kan De Kleine Wereld de persoonsgegevens
verstrekken aan derden. Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan ook plaatsvinden na
toestemming van de betrokkene.
Sociale media
Voor het gebruik van persoonsgegevens in sociale media, zijn aparte afspraken gemaakt in de
‘gedragscode’ van De Kleine Wereld.
Rechten van betrokkenen
De AVG geeft de betrokkene een aantal rechten. De Kleine Wereld erkent deze rechten en handelt in
overeenstemming met deze rechten.
Inzage en overdracht Elke betrokkene heeft recht op inzage en overdracht van de door De Kleine
Wereld verwerkte persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben. De
Kleine Wereld mag voor het inwilligen van dit verzoek een kostprijs verbinden
van maximaal € 5,-. Wanneer het verzoek wordt afgewezen dan worden er
geen kosten in rekening gebracht. De Kleine Wereld kan vragen
om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de
verzoeker.
Verbetering,
aanvulling,
verwijdering en
afscherming
Betrokkene kan een verzoeken doen tot inzage, verbetering, aanvulling,
verwijdering of afscherming van zijn persoonsgegevens, tenzij dit onmogelijk
blijkt of een onredelijke inspanning zou vergen.
Verzet Voor zover De Kleine Wereld persoonsgegevens gebruikt op de grond van
artikel 6 onder e en f, dan kan de betrokkene zich verzetten tegen verwerking
van persoonsgegevens op basis van diens persoonlijke omstandigheden.
Termijn De Kleine Wereld dient binnen een termijn van 4 weken na ontvangst van een
verzoek hieraan schriftelijk gehoor te geven dan wel deze schriftelijk,
gemotiveerd af te wijzen. De Kleine Wereld kan de betrokkene laten weten dat
er meer tijd nodig en deze termijn verlengen met maximaal 4 weken.
Uitvoeren onderzoek Indien het verzoek van de betrokkene wordt gehonoreerd, draagt De Kleine
Wereld zorg voor het zo spoedig mogelijk doorvoeren van de verzochte
wijzigingen.
Intrekken
toestemming
Voor zover voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande
toestemming vereist is, kan deze toestemming ten allen tijden door de
wettelijk vertegenwoordiger worden ingetrokken.
Transparantie
1. De Kleine Wereld informeert de betrokkene over de verwerking van zijn persoonsgegevens.
Indien het type verwerking dat vraagt, informeert De Kleine Wereld iedere betrokkene apart
over de details van die verwerking.
2. De Kleine Wereld informeert de betrokkene –op hoofdlijnen –ook over de afspraken die
gemaakt zijn met derden en Verwerkers die persoonsgegevens van de betrokkene
ontvangen.
Klachten
1. Wanneer u van mening bent dat het doen of nalaten van De Kleine Wereld niet in
overeenstemming is met de AVG of zoals dat is uitgewerkt in dit reglement is, dan dient u
zich te wenden tot de directie van De Kleine Wereld.
2. Overeenkomstig de AVG kan de betrokkene zich eveneens wenden tot de rechter of het
College bescherming persoonsgegevens.
Onvoorziene situaties
Indien er zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement dan neemt de
verantwoordelijke de benodigde maatregelen.
Wijzingen reglement
Dit (concept) reglement wordt na advies door de Oudercommissie vastgesteld door de
verantwoordelijke. De verantwoordelijke maakt dit reglement openbaar via internet. De
verantwoordelijke heeft het recht dit reglement, na instemming van de Oudercommissie te
wijzigingen.
Slotbepalingen
Dit reglement wordt aangehaald als “het Privacyreglement” van De Kleine Wereld en treedt
inwerking op 15 mei 2018.